BrainCONNECT Gever verbindet elektronische Informationen und nimmt Papierdokumente auf. Informationen werden aus den verschiedensten Quellen in Dossiers zusammengefasst und im Rahmen des gesamten Lebenszyklus von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung verwaltet und überwacht. BrainCONNECT ermöglicht den direkten Import von ganzen Ordnern ab dem Explorer. BrainCONNECT übernimmt die Dokumentenstruktur oder gibt die Möglichkeit, die Struktur neu zu organisieren. Der Anwender entscheidet, ob aus einem Ordner mit allen Unterordnern ein Hauptgeschäft oder ein Subgeschäft mit vorhandener Unterteilung entsteht. Der Nutzer von BrainCONNECT Gever benötigt für die Arbeit kein technisches Wissen. Die Lösung stellt das zur Verfügung, was die Organisation will. 

Mails, heute in den verschiedensten Outlook-Ordnern der Mitarbeitenden gespeichert, diverse Dateien, abgelegt in Explorerordnern, und Papierdokumente in unterschiedlichsten Dossiers werden mit BrainCONNECT GEVER zentral digital verwaltet. Im Mittelpunkt der Verwaltung dieser Informationen steht das zentrale elektronische Dossier (eDossier) oder auch das eigentliche Geschäft. In diesen Geschäften sind die Pendenzen, die Zuständigkeiten und der Status der Bearbeitung hinterlegt. Der gesamte Lebenszyklus, von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung, ist klar geregelt.

Digitale Langzeitarchivierung

Für die digitale Langzeitarchivierung ist BrainCONNECT eine Zusammenarbeit mit dem Archivdienstleister Docuteam eingegangen. Die Firma Docuteam verfügt über die Infrastruktur, um den Gemeinden die digitale Langzeitarchivierung analog dem Bundesarchiv anbieten zu können. In der Dienstleistung eingeschlossen ist die Unterstützung für die Umsetzung der Langzeitarchivierung. Die in BrainCONNECT abgeschlossenen archivwürdigen Geschäfte werden direkt über ein digitales Informationspaket (SIP) an den Archiv-Dienstleister geliefert, welcher diese Daten in die Archivlösung integriert und zur Abfrage für die Gemeinde wieder zur Verfügung stellt. Damit ist auch die Archivierung über 20, 50 oder mehr Jahre gesichert.